Virtuaalitiimi menestystekijänä

Virtuaalinen tiimi mahdollistaa työskentelyn ympäri maailmaa ilman fyysistä läsnäoloa, viestintä tapahtuu sähköisten viestimien avulla ja se ei ole aina aikaan tai paikkaan rajoittunutta. Työskentelytapa mahdollistaa eri asiantuntijuuden ja huippuosaajien yhdistämistä ilman, että täytyisi työskennellä konkreettisesti läsnä. Virtuaalitiimissä projektiin osallistuvat henkilöt harvoin tuntevat toisiaan ja heillä saattaa olla samaan aikaan useita eri projekteja. Virtuaalista tiimiä hyödynnetään organisaatioissa, mutta myös kouluissa opiskelijat voivat työskennellä eri projekteissa yhdessä sähköisten materiaalien ja välineiden kanssa. Virtuaalinen tiimi niin kuin kaikki muutkin projektityöskentelyt tarvitsevat vahvan ja osaavan johtamisen, ilman oikeanlaista johtamista projekti ei pysy aikatauluissa eikä sillä ole oikeanlaista työskentelytapaa. Virtuaalisen tiimin haasteena on samat kuin fyysisessä työskentelyssä, nimittäin sisäinen motivaatio ja kuinka yhdistää osaaminen ja työskentelytavat ilman suuria näkemyseroja. Virtuaalitiimissä työskentely on itsenäistä ja ehkä hieman yksinäistä, mutta kuten tiimityöskentelyssä aina se vaatii paljon kommunikointi- ja sosiaalisia taitoja.

Virtuaalitiimin hyödyntämisessä on paljon hyötyjä, mutta myös haasteita, osa haasteista on samat kuin projektityöskentelyssä, joka tapahtuu fyysisesti läsnä. Virtuaalitiimin paras luonteenpiirre on eri osaamisten, asiantuntijuuden ja ajankäytön hallinta. Sen muita tuomia etuja ovat joustavuus, innovatiivisuus, eri mahdollisten kulttuurien tuoma näkemys, ympäristölliset hyödyt, ei tarvetta matkustaa työn perässä ja organisaation näkökulmasta kustannustehokkuus ja nopea reagointikyky toimintaympäristön muutoksissa.

Haasteita taas ovat osaamattomuus johtaa tiimiä tai projektia, jos tiimi ei saa tarpeeksi kannustusta tai vastauksia johtajaltaan, niin projekti ei välttämättä onnistu. Myös sosiaaliset haasteet, kuten kielitaidottumuus ja väärinymmärtäminen sekä luottamuksen puute voivat hidastuttaa projektia. Muita haasteita ovat työskentely eri aikavyöhykkeellä, viestintäteknologian onnistuminen, tiimin identiteetin muodostuminen ja työskentelytavat. Virtuaalitiimissä työskentely vaatii paljon myös virtuaalityöskentelyn luonteenpiirteitä ja tietynlaista paineensietokykyä. Itse koen, että suurin haaste on, empatian puute ja väärinymmärryksen olemassaolo, esimerkiksi kuinka lukea toisen tunnetiloja pelkästä tekstistä? Ihmisen elekieli on kuitenkin iso osa viestintää.

Virtuaalitiimin vetämiseen liitetään termi virtuaalijohtaminen. Tutkiessani virtuaalitiimin käsitettä, useimmissa asiaa käsittelevissä tutkimuksissa nousi tärkeimmäksi virtuaalijohtamisen menestystekijäksi luottamus. Oikeanlainen viestintä on avainasemassa tiimin vetämisessä, kun kyseessä on etäjohtaminen, teknologian täytyy olla kehittynyttä ja mahdollistaa mutkattoman yhteydenpidon. Luottamuksen ja identiteetin rakentaminen on haastavampaa kuin läsnä tapahtuvassa johtamisessa. Virtuaalijohtajan tulee yhdistää tiimin jäsenet ja saada heidät innostumaan, kannustaa ja palkita tehdystä työstä. Kommunikoinnin ja viestinnän sekä tiedon kulun pitää olla avointa ja tehokasta, etätyöskentelyn johtamisessa vaaditaan aktiivista yhteydenpitoa, seurantaa ja osallistumista yhdessä.

Luottamuksen edistämiseen on paljon määriteltyjä toimenpiteitä, kuten yhteiset arvot ja visio päämäärästä, selkeät tavoitteet sekä toiminnallisia toimenpiteitä kuten selkeät tehtäväroolit, säännöllinen yhteydenpito ja palautteenanto, avoin dokumentointi sekä tiedon jakaminen. Muita tärkeitä luottamukseen perustuvia toimenpiteitä ovat kannustaminen ja innostaminen sekä saada jäsenille tunne, että heidän työ on merkityksellistä. Hyvän johtajan tunnuspiirteisiin kuuluu myös kannustaminen jakamaan tietoa siivilielämästään, jotta saataisiin henkilökohtaisempi ja avoimempi ilmapiiri.

Virtuaalitiimin työkalut

Kaikki viestintä tapahtuu ainoastaan sähköisten välinten kautta, vaikkei kasvokkain tapahtuvat tapaamisetkaan ole pois-suljettuja. Sähköisiä työkaluja on lukuisia ja niiden käyttö on riippuvainen tiedon jakamisesta ja luonteesta. Virtuaalitiimillä saattaa olla useita eri työkaluja projektissa samaan aikaan ja niitä voivat olla sähköposti, forumit, blogit, pikaviestimet, wikit sekä tiimin omat sivustot ja portaalit. Etäyhteyttä ja ”elävää kuvaa” voidaan tuottaa videolähetyksillä. Omasta mielestäni parhain ja vällitön kommunikaation työkalu on videopuhelut esimerkiksi Skype, jonka avulla voidaan keskustella ryhmissä. Virallisempi käyttö on video- konfrenssi, joissa voidaan keskustella palaverissa kuvayhteyden avulla. Virtuaalitiimin tykaluja voivat olla myös sosiaalisen median yhteisöpalvelut kuten Facebook tai sisältöyhteisöt Youtube ja Twitter. Verkkoyhteisöpalvelut kuten Google+:n avulla voidaan jakaa tiedostoja ja tietoa keskenään.  

Sosiaalisen median palveluita voidaan myös räätälöidä eri yritysten tarpeisiin, räätälöity palvelu toimii ainoastaan silloin vain yrityksen omassa toiminnassa. Esimerkiksi SocialBlue oli räätälöity yritykselle, jonka IBM oli suunnitellu omalle henkilöstölle viestintään, sen tarkoituksena oli tutustuttaa henkilöstöä toisiinsa ja luomaan sekä ylläpitämään suhteita muun henkilöstön kanssa, sivusto oli samantyyppinen kuin Facebook. Keskustelupalstoilla taas tarkoitetaan esimerkiksi Redditiä, Googlea, Suomi24 ym. Keskustelupalstojen etu on, että keskustelut voidaan ryhmittää, joka auttaa keskustelujen sisältöä pysymään aiheessa. Keskustelupalstat eivät vain yksinään ole kovin tehokkaita sisäisen viestinnän apuvälineitä, koska eivät ole reaaliaikaisia. Wikisivustot taas ovat sisällönjako-palveluita, joissa tiimin jäsenet voivat muokata toimintojaan käyttöönsä sopiviksi ja dokumentoida työtehtäviään.

Otin tarkempaan tarkasteluun Skypen, jolla on tarjota työmaailmaan oma versio nimeltä Skype for business. Skypen avulla voidaan ottaa yhteyttä muihin jäseniin joko ryhmäpuheluna-tai videona. Itse en ole käyttänyt videopuhelua tai skypen muita toimintoja, mutta pikaviestimiä, sähköpostia ja muita sosiaalisen median palveluita kyllä päivittäin. Skype for business on maksullinen, mutta skypea voidaan käyttää myös maksutta, Skype on Microsoftin tuote.

Päätin kokeilla ystäväni luona skypea ja otimme videopuhelun tietokoneella web-kameran välityksellä toiseen ystäväämme, tarkkaan kuvamateriaaliin kannattaa hankkia kunnon kamera, pelkän tietokoneen mukana tuleva web-kamera ei ollut kovin tarkkakuvainen. Kuva tuli yllättävän reaaliaikaisesti, ilman suurempia ”viiveitä”. Erityisesti en löytänyt mitään huonoja puolia, mielestäni hyvin tärkeä nykypäivän virtuaalitoiminnoissa ja voidaan hyödyntää toimintoja globaalisesti, esimerkiksi työhaastattelu voidaan suorittaa toiselta puolelta maailmaa ilman, että joutuu fyysisesti matkustamaan paikan päälle.

AVOIN ORGANISAATIO JA VIESTINTÄ

Yhä enemässä mittakaavassa arvostetaan organisaatioiden läpinäkyvyyttä ja avointa ilmapiiriä. Henkilöstöjohtamisessa korostetaan viestinnän tärkeyttä ja vuorovaikutusta, nämä kaksi mielestäni ovat avainsanoja avoimen organisaation toimivuuteen.  Avoimessa organisaatiossa toimitaan yli ”rajojen” ja tiedonkulku niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä on tehokasta ja ajankohtaista. Henkilöstöjohtamisessa on tärkeätä saada oma henkilöstö sisäistämään organisaation arvot, strategia ja visio, joiden pohjalta edistetään organisaation avoimuutta.

Avoimessa organisaatiossa ei ”pimitetä” tietoa ja se toimii läpinäkyvästi. Omasta mielestäni avoin organisaatio ennen kaikkea tarkoittaa onnistunutta viestintää ja tiedonkulkua. Esimiehen vastuulla on huolehtia tiedon saatavuus ja toimia avoimessa vuorovaikutuksessa alaistensa kanssa sekä toimia linkkinä johdon ja työntekijöiden välillä. Johtaminen ja viestintä ovat nykyään niin sidoksissa toisiinsa, että ilman sitä organisaatio ei voi menestyä, eikä sen työntekijät ole motivoituneita. Avoimessa organisaatiossa työntekijöiden jäsenet saavat tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, nyky-tilanteesta ja tulevista visioista, ei pelkästään työhön liittyvää viestintää, vaan työntekijöiden on hyvä tietää, mitä varten ja miten he voivat työtänsä edistää. Hyvässä työyhteisö-viestinnässä annetaan ja kannustetaan rakentavaan ja avoimeen palautteenantoon, esimiehen tulee olla helposti lähestyttävä ja hänen kanssaan voi keskustella milloin vain. Jos esimies pitää huoneen ovensa aina kiinni ja viestii olemuksellaan, että ei ole kiinnostunut tai on liian kiireinen keskustelemaan, niin yritys ei menesty ja työmotivaatio kärsii.

Esimiehenä järjestäisin esimerkiksi kerran viikossa viidentoista minuutin kestävän ”aamustartin” tai sijoittaisin fläppitaulun ”tieto-iskuiksi” henkilökunnan oleskelutiloihin, jossa jokainen voisi jakaa osaamistaan ja tällä tavalla myös ehkäistäisiin hiljaisen tiedon syntymistä. Työilmapiirin pitää sallia ja varata aikaa vuorovaikutukselle ja tiedon jakamiselle eli metsään mennään ja lujaa, jos aina ollaan vaan omissa työhuoneissa eikä keskustella toisten kanssa. Hyvän esimiehen vuorovaikutus-taidot näkyvät mm. kyselemällä, tutkimalla, arvioimalla ja palautteen annolla henkilöstön toimintaan kohtaan. Itse arvostan myös, että esimies antaa palautetta ja kiittää tehdystä työstä myös arjen keskellä. Hyvä esimies osaa antaa, niin myös vastaanottaa itse palautetta niin kritiikkiä kuin kiitostakin.

Omassa työyhteisössä on opittu pois vanhoista kaavoista, jossa pidettiin asioita itsestäänselvyytenä, erityisesti se korostui, kun vanhat työntekijät poistuivat muihin työtehtäviin ja rekrytoitiin uusia tilalle. Perehdyttämisen tueksi on otettu perehdyttämiskansio-ja jakso sekä mentorointi. Palveluammatissa tiedon jakaminen kollegoiden ja esimiehen välillä on äärimmäisen tärkeää ulkoisen viestinnän kannalta, ei anna ammattimaista kuvaa asiakkaalle, jos työntekijät eivät ole viestineet toistensa kanssa ja asiakas joutuu odottamaan. Työyhteisössäni on otettu viestintää edistämään ”juoruvihko”, johon kirjoitetaan kaikki työpäivänä tapahtuneet tärkeät tiedotettavat asiat, tämä on erityisen tärkeä, kun vuorot vaihtuvat lennosta. Lisäksi kuukausipalaverit esimiehen kanssa on selventänyt organisaation nykytilannetta ja tahtotilaa, näissä palavereissa keskustelu tapahtuu avoimessa ilmapiirissä ja vaikuttavat työmotivaatioon parantavasti.  

2 AVOIN ORGANISAATIO KÄYTÄNNÖSSÄ

Palautteenanto on tärkeä osa johtamista ja iso osa henkilöstön työmotivaation ylläpitämistä, jos esimies ei ikinä anna palautetta tehdystä työstä oli se sitten rakentavaa kritiikkiä tai kehuja, niin työntekijä ei voi kehittyä sekä ei koe tekemäänsä työtänsä arvostetuksi. Omassa työssäni yritän antaa palautetta ja työilmapiiri sallii myös helposti rakentavan kritiikin antamisen, erityisesti yritän ottaa tavakseni kiittää arjessakin työkavereiden tekemiä työtekoja, joita pidän välillä liian itsestäänselvyytenä.

Luin myös opiskelijatoverin mietteitä (http://johtamisenajankohtaisteema.vuodatus.net/) luottamuksen tärkeydestä organisaation jäsenten kesken. On totta, että jos esimies ei luota alaisiinsa tarpeeksi delegoidakseen työtehtäviä, niin vaarana on ylikuormittuminen, alaiset eivät kehity tai kokevat työnsä yksitoikkoiseksi. Sama pätee myös alaisten väliseen luottamukseen, täytyy antaa ja osata delegoida työtehtäviä sekä luottaa toisen päätöksen-ja arvostelukykyyn, luodakseen puitteet luottamukselliseen ilmapiiriin. Meillä työtehtävien jakaminen ja delegointi on tasapuolista työvuoron luonteen mukaisesti. Luottamuksen syntyminen ei tapahdu hetkessä, vaan se luodaan ajan kanssa avoimessa toimintaympäristössä. Virheistä ja epävarmuudesta täytyy puhua avoimesti ja virheistä tulee vain oppia.  (Kokkonen 2010).

Omassa työyhteisössä tiedonkulkua ja avoimuutta edistetään erilaisilla viestintäkanavilla, tiedon luonteen mukaisesti. Viestintäkanavia ovat palaverit, sähköposti, intra, henkilökohtainen vuorovaikutus ja tiedotteet. Työympäristön, esimiesten ja johdon täytyy kannustaa ihmisiä luovuuteen ja sallia mahdolliset virheet. Organisaatiossa on hyvä toimia eri hierarkioiden välillä avoimesti ja hyödyntää jokaisen ammattitaitoa esimerkiksi palaverin tai muun yhteisen tapaamisen merkeissä. Kehittäminen ja innovaatio-ratkaisut eivät ole pelkästään esimiehen vastuulla vaan esimiehen tulisi ottaa alaisensa ja tiiminsä keskustelemaan ja luomaan uusia menetelmiä. Erityisesti työyhteisössä tulee olla mahdollisuus jakaa eri näkökulmia ja ajatuksia, joista voidaan jatko-jalostaa uusia innovaatioita ja menetelmiä!

Työpaikalla voi myös olla palavereiden ja aivoriihien lisäksi olla palautelaatikko, fläppitaulu tai huoneentaulu johon voi kommentoida olemassa olevia ideoita tai esittää omia ideoita yhteisön nähtäväksi. Luovuutta ei voi ”pakottaa” vaan sen täytyy tulla spontaanisti ja eri näkökulmien tuloksena, työympäristön pitää olla luovalle ajattelulle mahdollinen ja aivoja stimuloiva, useissa organisaatioissa on käytössä puisto-palavereja, jossa aivot saavat raitista ilmaa ja toimivat paremmin kun eivät ole jatkuvasti työpisteessä. Muuttuvassa digimaailmassa ja kehittyvässä yhteiskunnassa on oleellista olla luova säilyttääkseen kilpailukyvyn, ei riitä, että toistetaan vaan samaa strategiaa.  (Syvänen ym. 21-22).

Lähteet

Kokkonen, Juhani 2010. Luku 4: Yhteistyö avoimessa organisaatiossa. WWW-artikkeli. https://yritys20.wordpress.com/kirjan-sisalto/luku-4-yhteistyo-avoimessa-organisaatiossa/. Ei päivitystä. Luettu 11.2.2016

Syvänen ym. 2012. Dialoginen johtaminen innovatiivisuuden tekijänä. Työterveyslaitos. WWW-artikkeli. mhttp://www.ttl.fi/fi/verkkokirjat/Documents/Dialoginen_johtaminen.pdf. Ei päivitystä. Luettu 12.2.2016

Johtamisen ajankohtaisteema

Hei!

Olen 25-vuotias nainen ja opiskelen viimeistä vuotta Mikkelin ammattikorkeakoulussa tradenomi-opinnoissa. Erityisesti kiinnostuksen aiheita opiskelussani ovat johtamiseen ja esimiestyöhön liittyvät aiheet. Toivoisin joskus opiskeluitteni jälkeen työskenteleväni esimies-tehtävissä. Tämä blogi on perustettu koulun kurssin pääteemana osana johtamisen ajankohtaisteema-kurssia.

Koulun ulkopuolella minut voi nähdä koirani kanssa lenkkipoluilla tai kiertelemässä sisustus-liikkeitä, nimittäin intohimoni on sisustaminen!

Voi olla, että bloggaaminen vie mennessään ja minut nähdään blogi-maailmassa eri aiheiden kanssa enemmänkin!

Tervetuloa blogiini!  

Blogialustan valitseminen ja perustelu

En ole aikaisemmin tutustunut blogimaailmaan kovin syvällisesti, saati sen aloittamiseen, joten aloitin hyvin pohjalta tämän. Muutamia sisustus- ja hyvinvointiblogeja olen käynyt lukemassa sekä tutustunut opiskelun ohella ketterän markkinoinnin (Agile Marketing) saloihin. Useimmiten blogeihin itse olen päätynyt googlettamalla jonkin tuotteen tai palvelun, joka on ohjannut minut hakutermien mukaan jonkin blogin ylläpitäjän kokemuksiin kyseisestä tuotteesta. Viimeisin blogi- kokemukseni oli koiraystävällisestä matosta, jossa blogi-kirjoittaja suositteli erilaisia mattoja koiraperheeseen omien kokemuksien mukaan.

Blogi-alustan valitsemisen aloitin ihan googlettamalla hakusanalla ”paras blogialusta”, hakutoiminto antoi useita sivu-tuloksia ja pienellä tutkimisella huomasin kahden blogialustan nousevan jalustalle; Blogger ja Wordpress. Näiden kahden vertailuun löytyi useita julkaisuja, kokemuksia sekä hyviä ja huonoja puolia.

Oman blogialustan valitsemiseen vaikutti Blogger-sivuston käyttö-helppous ja maksuton blogipalvelu, bloggeria pidettiin nopeana ja helppokäyttöisenä blogia aloittavalle. Ainoana miinuksena oli lueteltu monesti blogin ulkoasun muokkauksen rajallisuus. Bloggerin taustalla on Google, joten se tuntui omalta ja luotettavammalle kuin muiden blogipalveluiden tarjoajat. Jos tuntuu hankalalle blogi-alustan valinta, niin tarjolla on testitilejä eri blogialustoihin, joita voi käydä kokeilemassa.

Miten blogi eroaa muista some-kanavista?

Blogissa pystyy tuottamaan yrityksen näkökulmasta enemmän sisältömarkkinointia verrattuna muuhun some-kanavan käyttöön. Harva asiakas/käyttäjä jaksaa lukea facebookissa pitkää tekstirimpsua. Blogi myös nousee hakukonetoiminnossa toisin kuin facebook- ja twitter kirjoitukset. Blogi-kirjoituksia voidaan helposti mainostaa muissa sosiaalisen median kanavissa, kuten facebookissa. Blogin ulkoasua voi muokata persoonallisemmaksi verrattaen muihin sosiaalisen median kanaviin.

Yksityishenkilön näkökulmasta blogia voidaan pitää anonyymisti toisin kuin facebookissa kirjoitetaan omalla nimellä.

Miten blogin käyttö johtamisviestinnässä eroaa, auttaa ja/tai mahdollistaa

                     

Blogin käyttö johtamisviestinnässä eroaa perinteiseen viestintään niin, että sen kirjoitukset saattavat olla enemmän pohdiskelevia ja epävirallisia kuin sähköpostiin ja kokouksiin verrattaessa. Ehdottomasti blogi on vaan yksi sisäisen markkinoinnin keino, eikä sen tulisi korvata esimiehen ja alaisten välistä vuorovaikutusta, kuten kehityskeskusteluita tai yhteisiä palavereja. Blogissa tieto on vapaasti kaikkien saatavilla, joten se on oiva tuki muulle viestinnälle. Ehkä juuri siitä syystä, että se on kaikkien nähtävissä, sinne ei voi kirjoittaa mitään arkaluonteista, yksityistä tai salassa pidettävää. Blogi ei ole henkilökohtainen verrattaen kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä. Blogia voidaan hyödyntää johtamisessa erityisesti brändin tunnettavuuden tekemisellä, muun viestinnän tukena ja persoonallisella sekä avoimella keskustelulla. Ehkä ennemmin blogia voisi käyttää henkilöstölehden sijaan!

Blogia  hyödyntäminen omassa esimiestyössäsi? Blogi videomuodossa?

Yritystoiminnossa ehdottomasti blogin hyödyntäminen tuote-markkinoinnissa on nouseva keino. Monesti kaupan tuote-seloste saattaa sisältää turhia kehuja tai ei muuten vaan kerro asiakkaalle tuote- ja käyttöominaisuuksista oikein mitään. Koukuttava ja kiinnostava tuote-sisältö inspiroi asiakasta toisin kuin tuotteen takana oleva seloste. Bloggaaminen on oiva tapa luoda brändia avoimesti ja viestiä asiakasrajapinnassa. Esimiestyössä ottaisin työntekijät mukaan blogin ylläpitämiseen, asiakkaiden kommenttien vastaamiseen sekä pitäisin sitä yhteisenä markkinointialustana. Tämä myös sitouttaa henkilöstöä!

Videobloggaus eli vloggaus on myös oiva tapa markkinoida, mutta itse koen sen niin, että jos esiintyjä ei ole kovin vakuuttava, persoonallinen tai mukaansa tempaava niin video ei ole varmin tapa markkinoida ja pahimmassa tapauksessa vie yrityksen, tuotteen tai palvelun uskottavuuden ja mielenkiinnon.